A publicação do Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que dispõe sobre a temporalidade e a destinação dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), gerou discussões e interpretações diversas sobre o prazo de guarda dos arquivos XML. Contrariando algumas leituras iniciais, é crucial esclarecer que o prazo de 132 meses (11 anos) estabelecido no ajuste se refere ao período mínimo de guarda e expurgo dos DF-e pelas próprias Secretarias de Fazenda dos Estados, do Distrito Federal e pela Receita Federal do Brasil – e não a uma nova obrigação de armazenamento para os contribuintes.
O texto oficial do Ajuste SINIEF nº 2/2025 é claro ao definir o escopo desse prazo:
“Os Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil acordam em padronizar o prazo mínimo em 132 (cento e trinta e dois) meses, contados da data de autorização do documento, de guarda e expurgo dos arquivos no padrão “Extensible Markup Language” – XML – dos Documentos Fiscais Eletrônicos – DF-e – a seguir indicados: (…)”
Essa redação indica que o objetivo do ajuste é uniformizar o tempo mínimo pelo qual os órgãos fiscais manterão os arquivos XML dos DF-e em suas bases de dados. A motivação por trás dessa padronização reside na necessidade de otimizar os custos de armazenamento, melhorar o desempenho dos sistemas e gerenciar o crescente volume de dados fiscais eletrônicos.
A Guarda dos DF-e pelos Contribuintes: A Regra dos 5 Anos Permanece
É fundamental ressaltar que o Ajuste SINIEF nº 2/2025 não institui um novo prazo de guarda para as empresas e escritórios contábeis. A obrigação de retenção dos documentos fiscais pelos contribuintes continua regida pela regra geral estabelecida no artigo 173 do Código Tributário Nacional (CTN), que prevê um prazo decadencial de 5 anos para a constituição do crédito tributário.
Portanto, em regra, os contribuintes devem manter os arquivos XML dos DF-e por um período de 5 anos contados do fato gerador do tributo a que se referem. Após esse período, a Fazenda Pública perde o direito de constituir o crédito tributário correspondente, e, em princípio, não haveria mais a obrigatoriedade de guarda para fins fiscais.
Exceções à Regra dos 5 Anos:
É importante notar que a regra geral dos 5 anos possui exceções. A guarda dos documentos fiscais poderá ser exigida por um período superior em situações específicas, como:
- Processos Judiciais: Caso o DF-e esteja relacionado a um litígio judicial em andamento, a guarda deverá ser mantida até a decisão final do processo.
- Autuações Fiscais: Se o contribuinte for alvo de uma autuação fiscal relacionada ao DF-e, o documento deverá ser mantido até a conclusão do processo administrativo fiscal.
- Outras Disposições Legais: Legislações específicas podem prever prazos de guarda diferenciados para determinados tipos de documentos ou setores de atividade.
A Lógica por Trás do Prazo Fiscal:
A interpretação de que o prazo de 11 anos se aplica ao fisco ganha ainda mais força quando consideramos a lógica do sistema tributário. Como bem observou o especialista Adriano Subirá, questionar a utilidade de uma exigência de guarda de 11 anos para o contribuinte se o próprio fisco não poderia mais utilizar esses documentos para fiscalização após o 5º ano (prazo decadencial) faz todo o sentido.
Conclusão: Foco na Obrigação Correta
O Ajuste SINIEF nº 2/2025 representa uma medida de organização interna para os órgãos fiscais, visando otimizar a gestão de seus arquivos digitais. Não se trata de uma nova imposição de guarda de 11 anos para os contribuintes. A obrigação primária das empresas e escritórios contábeis permanece sendo a guarda dos arquivos XML dos DF-e pelo prazo decadencial de 5 anos, observando as exceções legais.
É fundamental que os contribuintes se mantenham atualizados sobre as normativas fiscais e busquem o entendimento correto das obrigações para evitar interpretações equivocadas e garantir a conformidade com a legislação vigente. Acompanharemos atentamente possíveis novas interpretações ou normativas que possam surgir sobre este tema.