A devolução de mercadorias é uma operação rotineira no dia a dia das empresas, mas ganha contornos específicos quando envolve negócios optantes pelo Simples Nacional. As particularidades desse regime tributário simplificado exigem atenção redobrada para que os procedimentos fiscais e contábeis sejam cumpridos corretamente, evitando inconsistências e problemas com o fisco. Este artigo detalha as regras e os passos para realizar devoluções de e para empresas do Simples Nacional, incluindo aspectos como a emissão de notas fiscais, o crédito de ICMS e a apuração no PGDAS-SN.
Devolução de Mercadoria por Optante do Simples Nacional para Não Optante
Quando uma Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) do Simples Nacional devolve mercadoria a um fornecedor não optante pelo Simples Nacional (Regime Periódico de Apuração – RPA), alguns pontos são cruciais:
- Informações na Nota Fiscal (Modelo 1, 1-A ou Avulsa): A ME ou EPP deve indicar no campo “Informações Complementares” a base de cálculo, o imposto destacado e o número da nota fiscal de compra original.
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e – Modelo 55): No caso de NF-e, a base de cálculo e o ICMS, se devidos, devem ser indicados nos campos próprios da nota fiscal. É crucial que esses campos sejam preenchidos corretamente, e não apenas nas informações complementares, sob pena de inidoneidade do documento fiscal e perda do direito ao crédito para o destinatário RPA (Art. 59, §§ 7º e 9º, da Resolução CGSN nº 140/2018 e Resposta à Consulta Tributária 21761/2020).
- ICMS ST e IPI: Se houver ICMS por Substituição Tributária (ICMS ST), seu valor, bem como a base de cálculo, deve ser informado no campo “Informações Complementares” e, adicionalmente, no campo “Outras despesas acessórias” (
vOutro) para compor o valor total da nota. O valor do IPI também deve ser somado em “Despesas Acessórias” para integrar o total da nota fiscal. - IPI Devolvido na NF-e 4.0: A partir da NF-e 4.0, o valor do IPI devolvido para não contribuintes do IPI deve ser destacado na tag
<vIPIDevol>dentro do grupo de Total da NF-e, substituindo a prática anterior de inclusão em “Despesas Acessórias” (quando a operação era com não contribuinte do IPI). - Documento Fiscal Referenciado: É obrigatório informar o documento fiscal referenciado (a nota de compra original) nas NF-e de devolução/retorno.
Crédito de ICMS para o Contribuinte RPA no Recebimento da Devolução
O estabelecimento que recebe mercadoria devolvida por uma ME ou EPP optante pelo Simples Nacional poderá creditar-se do valor do imposto debitado por ocasião da saída original, desde que registre a Nota Fiscal emitida pela empresa do Simples Nacional no livro Registro de Entradas, consignando os valores nas colunas “ICMS – Valores Fiscais – Operações ou Prestações com Crédito do Imposto” (Art. 454 do RICMS/SP e Resposta à Consulta Tributária 20524/2019).
Nessa situação, o contribuinte RPA fica dispensado de emitir Nota Fiscal de entrada da mercadoria em devolução, podendo se creditar do imposto destacado na NF-e emitida pelo remetente do Simples Nacional.
Devolução de Mercadorias por Microempreendedor Individual (MEI)
Para devoluções de mercadorias realizadas por um MEI para um fornecedor contribuinte do ICMS no Estado de São Paulo, o MEI está dispensado de emitir documento fiscal. Nesses casos, o fornecedor contribuinte do imposto é o responsável por emitir a nota fiscal de entrada referente à devolução (Art. 136, I, “a”, do RICMS/2000 c/c Comunicado CAT 32/2009 e Resposta à Consulta 20505/2019). O valor do IPI, se aplicável, deve ser somado em “Despesas Acessórias” para integrar o total da nota de entrada e informado em dados adicionais.
Devolução de Mercadorias de RPA para Simples Nacional
Quando um contribuinte do Regime Periódico de Apuração (RPA) devolve mercadoria adquirida de uma empresa optante pelo Simples Nacional, a nota fiscal de devolução deve ser emitida sem destaque do valor do imposto (Art. 4º, caput, IV do RICMS/2000-SP).
Além disso, se o contribuinte RPA se apropriou do crédito do ICMS na aquisição original da mercadoria, ele deverá estornar esse crédito (Art. 67 do RICMS). Isso ocorre porque as empresas do Simples Nacional apuram o ICMS de forma diferenciada, sem destaque direto do imposto nas notas fiscais (Art. 23, §§ 1º e 2º da Lei Complementar 123/2006, Art. 60, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018). A Resposta à Consulta Tributária 24551/2021 corrobora essa orientação.
Modelos de Notas Fiscais de Devolução Emitidas pelo Simples Nacional
Os modelos de notas fiscais de devolução variam conforme a situação da mercadoria e o destinatário:
Devolução Simples Nacional para o Substituto (Mercadoria ST)
- CFOP: 5.411/5.412/5.413 (conforme o caso)
- Natureza da Operação: Devolução de mercadoria sujeita a substituição tributária
- CSOSN: 900
- Base de cálculo ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- Valor ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- CST IPI: 99
- CST PIS/COFINS: 99
- Outras despesas: Valor do ICMS ST e Valor do IPI, se for o caso, para compor o valor total da nota
- Dados adicionais: Dados da nota fiscal original, base de cálculo e o valor do imposto retido por substituição tributária e IPI.
Devolução Simples Nacional para Outro Substituído (Mercadoria ST)
- CFOP: 5.410/5.412/5.413 (conforme o caso)
- Natureza da Operação: Devolução de mercadoria
- CSOSN: 500
- Base de cálculo ICMS: –
- Valor ICMS: –
- CST IPI: 99
- CST PIS/COFINS: 99
- Dados adicionais: Dados da nota fiscal original
Devolução Simples Nacional (Mercadoria sem ST)
- CFOP: 5.201/5.202 (conforme o caso)
- Natureza da Operação: Devolução de mercadoria
- CSOSN: 900
- Base de cálculo ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- Valor ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- CST IPI: 99
- CST PIS/COFINS: 99
- Outras despesas: Valor do IPI, se for o caso, para compor o valor total da nota
- Dados adicionais: Dados da nota fiscal original, base de cálculo e o valor do IPI.
Devolução Simples Nacional (Compra para utilização na prestação de serviço)
- CFOP: 5.210 (Devoluções de mercadorias adquiridas para utilização na prestação de serviços, cujas entradas tenham sido classificadas nos códigos “1.126 – Compra para utilização na prestação de serviço sujeita ao ICMS” e “1.128 – Compra para utilização na prestação de serviço sujeita ao ISSQN).
- Natureza da Operação: Devolução de compra para utilização na prestação de serviço
- CSOSN: 900
- Base de cálculo ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- Valor ICMS: Mesma tributação da nota fiscal de compra e proporcional à quantidade devolvida
- CST IPI: 99
- CST PIS/COFINS: 99
- Outras despesas: Valor do IPI, se for o caso, para compor o valor total da nota
- Dados adicionais: Dados da nota fiscal original, base de cálculo e o valor do IPI.
Nota Fiscal Referenciada e Operações Interestaduais
Independentemente do modelo, as NF-e de devolução/retorno devem obrigatoriamente informar o documento fiscal referenciado (a nota de compra original). Para operações interestaduais de devolução, o Convênio ICMS 54/00 estabelece que a mesma base de cálculo e alíquota da operação original devem ser aplicadas, garantindo a anulação completa dos efeitos fiscais.
Nota Fiscal de Devolução Única
A Resposta à Consulta Tributária 6245/2015 reforça que, em regra, deve ser emitida uma Nota Fiscal de devolução específica para cada Nota Fiscal de aquisição que se pretende anular. A NF de devolução deve reproduzir todos os elementos da NF original, com destaque do ICMS (se aplicável) e expressa remissão ao documento correspondente.
Apuração no PGDAS-SN
A Resolução CGSN nº 140/2018 estabelece as diretrizes para a apuração no PGDAS-SN:
- Dedução da Receita Bruta: O valor da mercadoria devolvida deve ser deduzido da receita bruta total no período de apuração do mês da devolução, segregada pelas regras vigentes no Simples Nacional nesse mês.
- Receita Negativa: No mês da devolução, essa operação deve ser tratada como “receita negativa” e ter a mesma segregação que teria uma venda. A receita bruta informada no PGDAS já deve representar a diferença entre as receitas totais do mês e as devoluções no mesmo período.
- Saldo Remanescente: Se o valor da mercadoria devolvida for superior à receita bruta total ou às receitas segregadas do mês da devolução, o saldo remanescente deverá ser deduzido nos meses subsequentes, até ser integralmente abatido.
- Regime de Caixa: Para empresas que optam pelo regime de caixa, o valor a ser deduzido limita-se ao valor efetivamente devolvido ao adquirente. Para esses casos, “devolução” significa o efetivo retorno de dinheiro ao comprador.
A correta compreensão e aplicação dessas normas são cruciais para a conformidade fiscal das empresas do Simples Nacional, evitando penalidades e otimizando a gestão tributária.