Desde sua publicação no Diário Oficial da União em 16 de abril de 2025, o Ajuste SINIEF nº 2/2025 tem gerado debates e interpretações sobre a temporalidade e a destinação dos arquivos digitais dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). Este artigo completo e otimizado para SEO visa consolidar o entendimento sobre as novas regras, esclarecendo de uma vez por todas quem é o responsável pela guarda e por quanto tempo, com base em toda a nossa conversa e na análise detalhada do ajuste.
O Cenário Inicial: A Necessidade de Padronização
Como discutimos inicialmente, a crescente adoção dos DF-e trouxe inegáveis benefícios para a gestão fiscal. No entanto, a ausência de um padrão uniforme para o tempo de retenção desses arquivos digitais representava um desafio tanto para os contribuintes quanto para os órgãos fiscalizadores. O Ajuste SINIEF nº 2/2025 surgiu como uma resposta a essa necessidade de harmonização, buscando estabelecer critérios claros para a guarda e o eventual expurgo desses documentos.
A Cláusula Central: O Prazo de 132 Meses para o Fisco
A principal disposição do Ajuste SINIEF nº 2/2025 reside na fixação de um prazo mínimo de 132 (cento e trinta e dois) meses (11 anos) para a guarda e o expurgo dos arquivos XML dos seguintes DF-e:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS)
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)
- Declaração de Conteúdo eletrônica (DC-e)
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)
É crucial reiterar, conforme a análise detalhada que realizamos, que este prazo de 132 meses se aplica diretamente aos Estados, ao Distrito Federal e à Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil. O ajuste padroniza o período mínimo pelo qual os próprios órgãos fiscais manterão os arquivos XML dos DF-e em seus sistemas. A motivação por trás dessa medida é otimizar o armazenamento de dados, melhorar a performance dos sistemas de processamento e gerenciar o grande volume de informações fiscais eletrônicas.
A Responsabilidade Primária do Contribuinte: Guarda por 5 Anos (Regra Geral)
Ao contrário de uma interpretação inicial que poderia sugerir uma nova obrigação de 11 anos para as empresas, o Ajuste SINIEF nº 2/2025 não altera a regra geral de guarda dos documentos fiscais para os contribuintes. Essa obrigação continua fundamentada no artigo 173 do Código Tributário Nacional (CTN), que estabelece um prazo decadencial de 5 anos para a constituição do crédito tributário.
Portanto, a responsabilidade primária pela guarda dos arquivos XML dos DF-e pelos contribuintes emitentes e receptores permanece sendo de 5 anos, contados a partir da data do fato gerador do tributo a que se referem os documentos. Durante esse período, os contribuintes devem assegurar a integridade, autenticidade e disponibilidade dos arquivos para eventual apresentação ao fisco.
As Exceções Importantes: Quando a Guarda se Estende
Embora a regra geral seja de 5 anos, é fundamental estar ciente das exceções que podem exigir um período de guarda mais extenso para os contribuintes:
- Processos Judiciais: Documentos fiscais relacionados a litígios judiciais devem ser preservados até a decisão final do caso.
- Autuações Fiscais: Em caso de autuação fiscal, os DF-e pertinentes devem ser guardados até a conclusão do processo administrativo fiscal.
- Legislações Específicas: Setores de atividade ou tipos específicos de documentos podem ter prazos de guarda definidos em legislações particulares.
A Lógica Fiscal e a Coerência do Prazo
Como bem pontuou o especialista Adriano Subirá, a imposição de um prazo de guarda de 11 anos para os contribuintes seria ilógica se o próprio fisco estivesse limitado a um prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário. A padronização em 11 anos para o fisco visa garantir um período razoável para suas atividades de controle e auditoria dentro do seu próprio ciclo de vida dos dados.
O Papel do Fisco na Gestão dos DF-e
Embora a obrigação de guardar os documentos para fins de fiscalização recaia sobre o contribuinte dentro do prazo decadencial, o fisco desempenha um papel crucial na definição das regras e na gestão do sistema dos DF-e:
- Definição das Regras: O CONFAZ e a Receita Federal estabelecem as normas e os prazos mínimos para a guarda e o expurgo em suas próprias bases de dados.
- Fiscalização: Os órgãos fiscais têm o poder de exigir a apresentação dos arquivos XML dentro do prazo legal de guarda do contribuinte (5 anos, em geral).
- Definição da Tecnologia: O Ajuste SINIEF nº 2/2025 permite que cada unidade federada defina a tecnologia de armazenamento dos DF-e em seus próprios sistemas.
Conclusão Definitiva: Foco na Obrigação Correta para Cada Parte
Em suma, o Ajuste SINIEF nº 2/2025 representa um movimento de padronização interna para os órgãos fiscais, estabelecendo um prazo mínimo de guarda de 11 anos para seus próprios arquivos XML dos DF-e. Para os contribuintes, a regra geral de guarda permanece sendo de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional, com as devidas exceções legais.
É vital que as empresas e os profissionais da área contábil compreendam essa distinção para garantir a conformidade com a legislação fiscal e evitar equívocos na gestão de seus documentos eletrônicos. Manter-se atualizado sobre as normativas e buscar informações precisas é fundamental para uma gestão fiscal eficiente e segura.