A gestão de estoque é uma parte crucial para qualquer empresa, e situações como perdas, roubos, extravios ou deterioração de mercadorias são, infelizmente, realidades que podem ocorrer. Nesses casos, é fundamental que o contribuinte realize a baixa correta do estoque e cumpra as obrigações fiscais acessórias exigidas pela legislação. A emissão de uma Nota Fiscal específica para essas situações é um procedimento padrão que assegura a regularização contábil e fiscal do inventário.
Quando Emitir a Nota Fiscal de Baixa de Estoque?
O contribuinte deve emitir uma Nota Fiscal quando mercadorias destinadas à industrialização ou comercialização em seu estabelecimento sofrerem:
- Perecimento, deterioração, roubo, furto ou extravio: Qualquer situação em que a mercadoria se torne imprópria para uso ou venda, ou simplesmente desapareça.
- Utilização em fim alheio à atividade do estabelecimento: Quando a mercadoria, originalmente destinada à venda ou industrialização, é utilizada para outro propósito, como uso próprio da empresa ou de seus sócios.
- Utilização ou consumo no próprio estabelecimento: Mercadorias retiradas do estoque para consumo interno (por exemplo, material de escritório que estava no estoque de revenda).
A Nota Fiscal emitida para registrar essas baixas deve seguir as seguintes diretrizes:
- CFOP: 5.927 (Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração).
- Destaque de Imposto: A nota fiscal deve ser emitida sem destaque do valor do ICMS.
- Destinatário: A própria empresa remetente será o destinatário da nota fiscal.
Nos dados adicionais, deve-se informar a base legal: “Nota fiscal emitida de acordo com artigo 125, VI, § 8º do RICMS/SP” (conforme Resposta à Consulta Nº 21224/20).
Importante: A legislação não impõe um limite de valores para o cumprimento dessa obrigação.
Estorno de Créditos: ICMS, IPI, PIS e COFINS
Uma das consequências mais importantes da baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração é a necessidade de estornar os créditos de impostos que foram aproveitados na entrada dessas mercadorias. Isso se aplica a:
- ICMS: O estorno é feito diretamente na apuração do imposto, no campo “Débito do Imposto – Estorno de Créditos” (Artigo 67, I, c/c § 8º do artigo 125 do RICMS-SP/2000).
- IPI: O crédito do IPI relativo a matéria-prima, produto intermediário, material de embalagem e outros produtos que foram furtados, roubados, inutilizados, deteriorados ou empregados em produtos com a mesma sorte deve ser anulado mediante estorno na escrita fiscal (Art. 254 do RIPI).
- PIS e COFINS: De acordo com as Perguntas e Respostas da EFD Contribuições, o crédito dessas contribuições deve ser estornado para bens que foram furtados, roubados, inutilizados, deteriorados, destruídos ou empregados em outros produtos que tiveram a mesma destinação. O procedimento é análogo à escrituração de uma devolução de compra, utilizando ajuste na base de cálculo da compra nos registros C100/C170 (individualizado) ou C190 e filhos (consolidado), ou ainda nos registros M100/M500 com detalhamento em M110/M510, utilizando o CST 49.
Mercadorias Sujeitas à Substituição Tributária (ST)
Para mercadorias que foram adquiridas com ICMS retido por Substituição Tributária e que, posteriormente, são objeto de perda, roubo ou deterioração, o contribuinte tem direito ao ressarcimento do imposto retido relativo ao fato gerador presumido não realizado.
Nesses casos, a emissão da nota fiscal com CFOP 5.927 para baixa de estoque é feita sem destaque do imposto. Os procedimentos detalhados para o ressarcimento devem seguir o “Manual de Orientação da Formação do Arquivo Digital do Sistema de Apuração do Complemento ou Ressarcimento do ICMS Retido por Substituição Tributária ou Antecipado”, conforme a Portaria CAT 42/2018 (Resposta à Consulta Tributária 19010/2019).
Complemento de Estoque e Divergências na Contagem
Situações em que há uma diferença positiva entre a contagem física e contábil dos estoques (ou seja, “sobra” de mercadorias) não ensejam a emissão de Nota Fiscal, pois não há previsão legal para isso. É responsabilidade do contribuinte identificar as causas da divergência e, se for o caso, sanear suas obrigações acessórias ou apresentar denúncia espontânea ao Posto Fiscal (Respostas à Consulta Tributária 20085/2019, 21463/2020 e 6447/2015).
Caso uma mercadoria dada como perdida (e que gerou a emissão de NF de baixa) seja posteriormente localizada dentro do estabelecimento, e por não ter havido circulação, é possível solicitar o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica indevidamente emitida (Resposta à Consulta Tributária 23372/2021).
Transposição de Estoque (Uso e Consumo ou Ativo Imobilizado)
Quando uma mercadoria que foi fabricada ou adquirida para revenda é posteriormente destinada ao consumo próprio (uso e consumo) ou ao ativo imobilizado da empresa, também se configura uma baixa de estoque para fins fiscais.
Nesses casos, a emissão da Nota Fiscal com CFOP 5.927 é obrigatória, e o contribuinte deverá estornar qualquer crédito de imposto eventualmente aproveitado na entrada original da mercadoria. O destinatário da NF-e deve ser a própria empresa emitente (Resposta à Consulta Tributária 20289/2019).
É importante notar que, para a transferência de um bem do ativo imobilizado para o estoque de vendas, a regularização deve ser feita por meio de lançamentos contábeis, sem a emissão de Nota Fiscal, pois não há uma efetiva saída ou entrada de mercadoria sujeita ao ICMS (Artigo 204 do RICMS/2000). A empresa deve manter registros que comprovem a idoneidade da situação (Resposta à Consulta Tributária 27027/2023).
Detalhes dos CSTs na NF-e de Baixa
- CFOP: 5.927
- Natureza da Operação: Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração
- CST ICMS: 90 – Outras
- CST IPI: 99 – Outras saídas
- CST do PIS/COFINS: 49 – Outras
- Dados Adicionais: Nota fiscal emitida de acordo com artigo 125, VI, § 8º do RICMS/SP
A correta aplicação desses procedimentos é crucial para a conformidade fiscal da sua empresa. Uma gestão de estoque eficiente e a atenção às normativas tributárias garantem a exatidão dos registros e evitam penalidades.