A distribuição de mercadorias a funcionários, seja como benefício, parte da remuneração ou para uso profissional, é uma prática comum em muitas empresas. No entanto, essa operação, aparentemente simples, possui implicações fiscais e exige a emissão de notas fiscais específicas, conforme a legislação vigente. No Brasil, o RICMS/SP (Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) e as portarias relacionadas, como a Portaria SRE-41/23, detalham os procedimentos a serem seguidos.
Emissão de Notas Fiscais na Distribuição de Mercadorias
O Artigo 456-A do RICMS/SP e o Anexo VI da Portaria SRE-41/23 estabelecem o procedimento para a emissão de notas fiscais na aquisição e posterior distribuição de mercadorias a empregados. O processo se divide em duas etapas principais:
1. No Ato da Entrada da Mercadoria no Estabelecimento (Aquisição)
Ao adquirir mercadorias com a finalidade exclusiva de distribuição aos empregados, o contribuinte deve emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e – modelo 55) no momento da entrada da mercadoria. Essa NF-e deve ser emitida para cada documento fiscal de aquisição e precisa conter as seguintes informações:
Destaque do Imposto: O valor do imposto deve ser destacado utilizando a alíquota incidente nas operações internas. A base de cálculo deve incluir o valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) lançado no documento fiscal de aquisição.
Identificação do Destinatário: No campo de identificação do destinatário, utilize a expressão “Diversos – Distribuição de mercadoria a empregados” no campo da razão social ou nome. Os demais dados devem ser os do próprio emitente.
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Utilize o código 5.949.
Chave de Acesso Referenciada: Informe a chave de acesso da NF-e de aquisição.
Informações Complementares: Inclua a expressão “Emitida nos termos do inciso I do artigo 1º do Anexo VI da Portaria SRE 41/2023”.
2. Na Efetiva Saída das Mercadorias (Distribuição/Transporte)
Quando as mercadorias são efetivamente transportadas para entrega aos empregados (seja por transporte próprio ou de terceiros), o contribuinte deve emitir outra NF-e (modelo 55), correspondente a toda a carga a ser transportada. Essa NF-e deve conter:
Identificação do Destinatário: Novamente, a expressão “Diversos – Distribuição de mercadoria a empregados” no campo da razão social ou nome do destinatário, e os dados do emitente nos demais campos.
CFOP: O código a ser utilizado é 5.949.
Chave de Acesso Referenciada: A chave de acesso da NF-e de entrada (aquisição) deve ser informada.
Informações Complementares: A expressão a ser mencionada é “Emitida nos termos do Anexo VI da Portaria SRE 41/2023”.
É importante ressaltar que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) dessa NF-e deve acompanhar o transporte das mercadorias. Essa NF-e será escriturada, utilizando apenas os campos de identificação do documento fiscal e o campo de observações, onde se deve indicar: “Remessa de mercadorias distribuídas a empregados”.
Exceção: Se as mercadorias forem retiradas pelos próprios empregados no estabelecimento, o contribuinte está dispensado da emissão da NF-e prevista para a efetiva saída.
Aquisição e Distribuição de Uniformes e EPIs a Empregados
A aquisição e distribuição de uniformes e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para uso profissional dos empregados têm um tratamento fiscal diferente da distribuição de mercadorias para consumo pessoal.
As Respostas à Consulta Tributária 19931/2019 e 25752/2022 esclarecem que a Portaria CAT-154/2008 (que estabelece procedimento para aquisição de mercadoria para distribuição a empregados para consumo final) não se aplica à aquisição de uniformes e EPIs. Isso porque essas mercadorias são para uso profissional, não para consumo pessoal dos funcionários.
Uniformes e EPIs, mesmo quando utilizados por funcionários da produção, são considerados material de uso e consumo do estabelecimento. O direito ao crédito do ICMS sobre a entrada desses produtos só é permitido, quando a legislação do imposto autorizar, a partir de 1º de janeiro de 2020, conforme o artigo 33, inciso I da Lei Complementar nº 87/96, com a redação dada pela Lei Complementar nº 138/2010.
No caso de cestas básicas, a legislação do ICMS as trata como um conjunto de mercadorias comercializadas de forma agregada, sem que o agrupamento constitua uma mercadoria autônoma. Portanto, o tratamento tributário individual de cada item que compõe a cesta básica é mantido. A Portaria CAT 154/2008 é aplicável para a aquisição de cestas básicas destinadas a atender às necessidades básicas de alimentação, vestuário, higiene e saúde dos empregados, para consumo final.
Garantir a conformidade na distribuição de mercadorias a funcionários exige atenção aos detalhes da legislação fiscal. Consultar a legislação específica do seu estado e as recentes consultas tributárias é fundamental para evitar penalidades e assegurar a correta apuração dos impostos.