A guarda e a gestão de documentos fiscais eletrônicos são rotinas essenciais para a conformidade tributária de qualquer empresa. Recentemente, um esclarecimento da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP), por meio da Resposta à Consulta Tributária nº 31869/2025, trouxe um alívio e uma importante confirmação para os contribuintes paulistas a respeito do prazo de armazenamento de seus arquivos XML.
A dúvida surgiu em função do Ajuste SINIEF nº 02/2025, que havia gerado certa apreensão ao ampliar o prazo de guarda de arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos para impressionantes 132 meses (ou seja, 11 anos). Contudo, o esclarecimento da Sefaz-SP é categórico: essa ampliação é aplicável apenas às Administrações Tributárias dos estados.
O Prazo para o Contribuinte Paulista Permanece em 5 Anos
Isso significa que, para o contribuinte paulista, a obrigação de manter seus documentos fiscais eletrônicos continua sendo pelo prazo mínimo de 5 anos, conforme o artigo 202 do Regulamento do ICMS/SP. Esse período coincide com o prazo decadencial e prescricional para que o fisco possa constituir o crédito tributário e cobrá-lo.
A confirmação desse prazo é um ponto crucial para a gestão fiscal das empresas. Embora a tecnologia facilite o armazenamento digital, a ampliação para 11 anos poderia gerar custos adicionais com infraestrutura de TI e gestão de dados, além de uma preocupação maior com a segurança e a integridade desses arquivos por um período tão estendido.
Exceções que Podem Ampliar o Prazo de Guarda
Apesar do prazo geral de 5 anos, a Resposta à Consulta Tributária nº 31869/2025 também reforça que esse período pode ser estendido em situações específicas, que o contribuinte deve estar ciente para não ser pego de surpresa. São elas:
- Processos Administrativos ou Judiciais em Andamento: Se houver qualquer litígio fiscal, seja em esfera administrativa (junto à própria Sefaz) ou judicial (no Poder Judiciário), envolvendo os períodos aos quais os documentos se referem, o prazo de guarda se estende até a decisão final e irrecorrível do processo. Isso garante que a empresa tenha em mãos toda a documentação necessária para sua defesa ou para comprovação de direitos.
- Situações Previstas em Legislações Comerciais (como a Dissolução da Empresa): Outras leis, que não a tributária, podem estabelecer prazos de guarda diferenciados. Um exemplo clássico é a legislação comercial, que exige a guarda de livros e documentos por um período mais longo (geralmente 10 anos) em casos de dissolução, liquidação ou falência da empresa. Nesses cenários, os documentos fiscais também devem ser mantidos para fins de auditoria e prestação de contas.
Por Que a Diferença de Prazo entre Fisco e Contribuinte?
A distinção entre o prazo de guarda para as Administrações Tributárias (11 anos) e para os contribuintes (5 anos) se justifica pela própria natureza do processo fiscalizatório. O fisco precisa de um prazo mais longo para compilar, cruzar e analisar dados em larga escala, muitas vezes utilizando esses documentos em auditorias mais complexas que podem envolver períodos anteriores. Para o contribuinte, o prazo de 5 anos é o mínimo necessário para se resguardar de autuações e para comprovar suas operações perante a fiscalização.
A Importância de Uma Gestão Eficiente dos XMLs
Mesmo com a confirmação do prazo de 5 anos para os contribuintes paulistas, a mensagem subjacente é clara: a gestão eficiente dos arquivos XML é inegociável. As empresas devem investir em sistemas e processos que garantam:
- Armazenamento Seguro: Que proteja os arquivos contra perdas, corrupção, acessos não autorizados e desastres.
- Integridade dos Dados: Que assegure que os arquivos não foram alterados após sua emissão.
- Facilidade de Acesso: Que permita localizar e disponibilizar os documentos rapidamente em caso de fiscalização.
- Controle de Versões: Em casos de retificação, garantir que a versão correta e válida esteja disponível.
A Resposta à Consulta Tributária nº 31869/2025 da Sefaz-SP oferece um alívio e clareza para os contribuintes, reafirmando que o prazo de guarda de 5 anos para documentos fiscais eletrônicos permanece como regra geral em São Paulo. Contudo, é fundamental que as empresas estejam cientes das exceções que podem estender essa obrigação, garantindo assim a conformidade e a segurança jurídica de suas operações.